Политика за вътрешно подаване и РАЗГЛЕЖДАНЕ на сигнали за нарушения

1. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Обхват на Политиката

Тази Политика описва вътрешния канал за подаване на сигнали за нарушения във „ИНДУСТРИАЛ КОМЕРС КО“ ЕАД ( „Дружеството“) и последващите действия по обработването им, и е създадена на основание чл. 13, ал. 2 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Закона за защита на лицата, подаващи сигнали“).

Възможността за подаване на сигнали за нарушения е отворена не само за нашите работници и служители, но за всички лица, които са получили информация за нарушения в или засягащи Дружеството, при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения или в друг работен контекст. Описаният по-долу ред се прилага еднакво за всички получени сигнали.

1.2. Цел на Политиката

Почтеността и спазването на законите имат най-висок приоритет за Дружеството. Те са в основата на добрата ни репутация, доверието на нашите клиенти, благосъстоянието на нашите работници и служители и дългосрочния ни финансов успех.

За една функционираща система за съответствие е от съществено значение нарушенията да бъдат разпознавани и разглеждани на ранен етап, за да могат те да бъдат отстранени незабавно и тази система да бъде адаптирана, ако е необходимо. Това изисква всички работници и служители в Дружеството или трети лица да бъдат бдителни и готови да подават сигнали, ако считат, че разполагат с информация за действително или потенциално нарушение по т. 3 от Политиката. Ето защо Дружеството е въвело вътрешния канал за подаване на сигнали за нарушения, който осигурява поверителен начин за комуникация при подаване на сигнали за евентуални нарушения и гарантира, че тези сигнали се изясняват по прозрачен, ефективен и обективен начин.

Сигнализиращите лица допринасят значително за установяването на нарушенията на ранен етап, за вземането на подходящи мерки, вкл. налагането на санкции на извършителите и в крайна сметка за предотвратяването на нарушенията или тяхното незабавно преустановяване. Приносът на сигнализиращите лица е много важен, за да се гарантира, че Дружеството и неговите работници и служители са защитени. Сигнализиращите лица не трябва да се страхуват от каквито и да било неблагоприятни последици в резултат на подаването на сигнал и са защитени от ответни действия, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и от заплахи или опити за такива действия, като тяхната защита се гарантира по силата на тази Политика, както и съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали.

Тази Политика обобщава основните процедурни правила на вътрешния канал за подаване на сигнали за нарушения в или засягащи Дружеството и установява задължителни разпоредби за защита на сигнализиращите лица.

1.3. Дефиниции

Когато бъдат използвани в тази Политика, следните термини имат следното значение:

Нарушения означава нарушения на приложимото българско и европейско законодателство, както и нарушения на вътрешните правила и етични разпоредби на Дружеството, във връзка с или произтичащи от дейностите на Дружеството, които са незаконосъобразни или са неприемливи, тъй като противоречат на съответното вътрешно правило или политика. (вж. т. 3 по-долу).

Информация за нарушения е информация, включително основателни подозрения за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в Дружеството или засягащи Дружеството по друг начин.

Сигналите са съобщения за информация за (потенциални) нарушения, подадени чрез вътрешния канал на Дружеството.

Лицата за контакт са лицата, които отговарят за разглеждането на сигнали за нарушения във връзка с или произтичащи от дейностите на Дружеството, в т.ч. приемат и обработват подадените сигнали за нарушения, поддържат връзка със сигнализиращото лице и го информират за предприетите действия във връзка с подадения сигнал. Лицето за контакт в Дружеството е:

Служител по правни въпроси и съответствие

Магдалена Трендафилова

телефон за връзка: 02/80 44 115

e-mail: signals@hyundai.bg

Сигнализиращи лица са всички лица, които са получили информация за нарушения при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения или в друг работен контекст.

Засегнати лица са физическите или юридическите лица, които се посочват при подаването на сигналите като лица, на които се приписват нарушенията или с които тези нарушения са свързани.

Ответни действия са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от подаване на сигнал, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи сигнализиращото лице.

Окончателен доклад е окончателният акт по чл. 17, ал. 1, т. 4 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали, който Дружеството изготвя въз основа на представеното предложение от лицето за контакт след прекратяване на проверката по конкретен сигнал.

2. ЗАЩИТА НА СИГНАЛИЗИРАЩИТЕ ЛИЦА

Лицата, които сигнализират за нарушения честно и добросъвестно, се ползват със защита съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали. За тази цел се прилагат следните защитни механизми:

2.1 . Поверителност

Самоличността на сигнализиращото лице ще бъде запазена в поверителност. Същото се отнася и за самоличността на засегнатото лице (лица) или други лица, посочени в сигнала. Тяхната самоличност може да стане известна само на лицата, които отговарят за получаването на сигнали (лицето за контакт) или на ограничен кръг лица, ангажирани във връзка с проверката или отговорни за предприемането на последващи действия, във връзка със сигнала, само, ако това е необходимо.

Извън горепосочените случаи, разкриването на самоличността на сигнализиращото лице се допуска само при изрично писмено съгласие на това лице.

Задължението за запазване на поверителността не се прилага за сигнализиращи лица, които умишлено подават сигнали с невярна информация за нарушения. Задължението за запазване на поверителност не се прилага и ако държавни органи, или органи на местната администрация, или компетентни съдилища изискват оповестяването на определена информация при спазване на законодателството; сигнализиращото лице ще бъде предварително информирано за оповестяването на неговата самоличност, освен ако съответният орган или съд не е информирал Дружеството, че уведомяването на лицето би застрашило съответното разследване, проверка или съдебно производство.

2.2. Защита от ответни действия

Сигнализиращите лица ще бъдат защитени от ответни действия. Забранени са дискриминацията, враждебността и друго неравностойно третиране за сигнализиращите лица, както и друго ответно действие, както и заплахите или опитите за такива, като подобни действия, заплахи или опити могат да доведат до дисциплинарни наказания за извършилите ги лица в съответствие с приложимото трудово законодателство. Ако сигнализиращото лице уведоми лицето за контакт за такива неблагоприятни последици, ще му бъде оказано незабавно съдействие.

Това не се отнася за сигнализиращите лица, които умишлено подават неверни сигнали. На тях могат да бъдат наложени дисциплинарни наказания в съответствие с приложимото трудово право, да бъдат наложени административно-наказателни мерки, да бъдат ответници по предявени искове за обезщетение за вреди, както и, при наличие на съответните предпоставки за това, да бъде образувано наказателно производство срещу тях.

2.3 . Освобождаване от отговорност за получаването, достъпа и оповестяването на информацията

Дружеството няма да държи сигнализиращото лице отговорно за получаването или достъпа до съобщената информация, освен ако получаването или достъпът до нея сами по себе си не представляват престъпление. По същия начин сигнализиращото лице няма да носи отговорност за разкриване на информация, при условие че е имало основателни причини да счита, че информацията е вярна и че подаването на сигнал е необходимо за установяване на нарушението.

3. НАРУШЕНИЯ, ВЪВ ВРЪЗКА С КОИТО СЕ ПОДАВАТ СИГНАЛИ

Чрез вътрешния канал за подаване на сигнали за нарушения може да се сигнализира за действителни или потенциални нарушения на приложимите закони на Република България и/или на ЕС, в посочените по-долу области, в или засягащи Дружеството, или нарушения на вътрешните правила и етични разпоредби на Дружеството.

По-специално, лицата следва да сигнализират по реда на тази Политика, когато разполагат с информация за нарушения, попадащо в някоя от следните области:

(a) Измама, корупция и злоупотреба с активи

(b) Други извършени престъпления от общ характер, за които лицето е узнало в работен контекст

(c) Правни и регулаторни въпроси, вкл., но не само конкуренция, стокови пазари, търговски санкции, детски и принудителен труд, внос/износ, държавни помощи и възлагане на обществени поръчки

(d) Конфиденциална информация и поверителност на данните, защита на неприкосновеността на личния живот, сигурност на мрежите и информационните системи

(e) Нарушения на данъчното законодателство, законодателството за мерките срещу изпиране на пари и финансиране на тероризма

(f) Нарушаване на правилното водене на счетоводството, счетоводната отчетност и финансовата отчетност

(g) Безопасност на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях,безопасност и съответствие на продуктите, контрол на качеството

(h) Нарушения на правата на потребителите

(i) Околна среда, здраве и безопасност, вкл. безопасност и здраве при работа, обществено здраве, радиационна защита и ядрена безопасност, безопасност на транспорта

(j) Човешки ресурси, вкл. алкохол и наркотици, нарушение при уволнение, нарушение на правилата, дискриминация, конфликт на интереси – семейни/интимни отношения, неправомерно поведение на работното място, несправедливо отношение, плащания и облаги, тормоз, сексуален тормоз и отмъщение и др. нарушения на приложимото трудово законодателство, законодателството, свързано с изпълнението на държавната служба и правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания

(k) Нарушения на вътрешните правила и етични разпоредби на Дружеството.

4. НАЧИНИ ЗА СИГНАЛИЗИРАНЕ

В случай на нарушение, сигнализиращите лица могат да подават сигнали по един или няколко от следните начини:

1. чрез вътрешния канал за подаване на сигнали на Дружеството, или

2. до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), която действа като национален орган за външно подаване на сигнали, на адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, e-mail: kzld@cpdp.bg, Интернет страница: www.cpdp.bg

или

3. чрез публично оповестяване на информацията за нарушението, при спазване на условията за това в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали.

Дружеството насърчава всички служители и сигнализиращи лица да подават сигнали приоритетно чрез вътрешния канал за подаване на сигнали, за да се гарантира бързо и ефективно разглеждане на сигналите и бързо предприемане на последващи действия от страна на Дружеството.

5. ВАЖНА ИНФОРМАЦИЯ ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛ ПРЕЗ ВЪТРЕШНИЯ КАНАЛ

Всички сигнализиращи лица, независимо дали са част от структурата на Дружеството или в друг работен контекст са получили информация за извършено нарушение, могат да подават сигнали по посочените в настоящата т. 5 начини.

Сигнали могат да бъдат подавани устно или писмено.

Сигнализиращото лице може да подаде писмен сигнал чрез изпращане на имейл, който е посочен в настоящата политика.

Сигнализиращото лице може да подаде устен сигнал чрез насрочване на среща с лицето за контакт. Срещата се насрочва предварително с обаждане на съответния телефонен номер.

6. ОБРАБОТВАНЕ НА СИГНАЛИТЕ

6.1. Отговорност за обработване на сигналите

Лицето за контакт в Дружеството отговарят за обработването на сигналите за нарушения и за последваща комуникация със сигнализиращото лице и КЗЛД.

В зависимост от естеството на сигнала и областта, в която попада той, в проверката на информацията по сигнала могат да се включват и други лица от Дружеството („разследващи лица“), при спазване на изискванията за гарантиране на сигурността и поверителността на информацията и самоличността на сигнализиращото лице.

Лицето за контакт и разследващите лица изпълняват и други задължения, съгласно заеманите от тях длъжности в структурата на Дружеството За всеки конкретен случай, при получаване на сигнал, лицето за контакт и разследващите лица гарантират, че съвместяването на останалите им задължения не води до конфликт на интереси.

6.2. Подаване и приемане на сигналите

Лицата, които разполагат с информация за нарушение, следва да подадат сигнал по някой от начините, посочени в т. 4 от тази Политика, преимуществено чрез вътрешния канал за подаване на сигнали на Дружеството.

Писмените и устните сигнали могат да се подават по всяко време на денонощието чрез имейла на Дружеството. Когато се организират лични срещи, те се провеждат в рамките на работното време на съответното лице за контакт.

Лицето за контакт, което е приело устен сигнал, го документира чрез попълване на Формуляр по образец, утвърден от КЗЛД („Формуляр на сигнал“), като се предоставя възможност на сигнализиращото лице да подпише попълнения формуляр, ако желае.

Сигнализиращите лица могат чрез вътрешния канал да подават сигнали и анонимно. Когато сигнализиращо лице, което е подало анонимен сигнал, разкрие самоличността си преди приключване на проверката, сигналът се документира чрез попълване на Формуляра на сигнал от лицето за контакт или от сигнализиращото лице и разглеждането му продължава по реда на тази Политика. Извън горепосочените случаи, анонимните сигнали ще бъдат разглеждани от Дружеството, като лицето за контакт и разследващите лица няма да са обвързани със сроковете, посочени в настоящата Политика. Не се разглеждат анонимни сигнали, които не съдържат достатъчно информация, позволяваща проверка.

Сигналите винаги трябва да бъдат пълни, верни, обективни и безпристрастни и да съдържат достатъчно конкретна информация, която да позволи проверка.

По-конкретно, сигналът трябва да съдържа конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице.

Сигнализиращото лице може да приложи към сигнала всякакъв вид информация, подкрепяща изложените в него твърдения, и/или документи, в т. ч. посочване на лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.

Не се разглеждат сигнали, отнасящи се за нарушения, извършени преди повече от две години. Изключение от това правило се прави, когато нарушението, за което се сигнализира може да се квалифицира като тежко нарушение, като преценка за това се прави от лицето за контакт или разследващите лица. В случай на разглеждане на сигнал за нарушение, извършено преди повече от две години, лицето за контакт и разследващите лица не са обвързани със сроковете, посочени в настоящата Политика и разглеждат с приоритет сигналите за нарушения, извършени в срок до две години преди датата на подаването на сигнала.

Всички сигнали, които са постъпили чрез вътрешния канал на Дружеството, получават Уникален идентификационен номер (УИН), който лицето за контакт генерира от сайта на КЗЛД.

В допълнение, най-късно в седемдневен срок след получаването на сигнала, лицето за контакт изпраща на сигнализиращите лица потвърждение за получаването на сигнала, заедно с генерирания УИН. Това правило не се прилага за анонимните сигнали или сигналите за нарушения, извършени преди повече от две години.

6.3. Проверка за редовност на сигналите

След получаването на сигнала, лицето за контакт проверява:

1. дали сигналът съдържа всички необходими данни – когато сигналът не е анонимен, лицето за контакт проверяват дали сигналът съдържа необходимите данни съгласно Формуляра на сигнал. При констатирани нередовности, в седемдневен срок от получаването на сигнала лицето за контакт изпраща съобщение до сигнализиращото лице за отстраняването им. Ако нередовностите не бъдат отстранени в посочения в съобщението срок, сигналът, заедно с приложенията към него, ще бъде върнат на сигнализиращото лице, освен ако според информацията от сигнала не се прецени същият да бъде разгледан независимо от липсата на данни.

2. дали нарушението попада в обхвата на настоящата Политика – в случай че нарушението, посочено в сигнала, не попада в обхвата на чл. 3 от настоящата Политика, лицето за контакт изпраща на сигнализиращото лице съобщение, с което връща сигнала и приложенията към него, като посочва причината, поради която сигналът няма да бъде разгледан, освен ако според информацията от сигнала не се прецени същият да бъде разгледан независимо, че не попада в обхвата на чл. 3. В случай че естеството на сигнала предполага разглеждането му от друг компетентен орган, лицето за контакт може да насочи сигнализиращото лице към този орган.

3. дали подаденият сигнал е правдоподобен - лицето за контакт преценява дали фактите, описани в сигнала, са правдоподобни от чисто фактическа гледна точка. Когато съдържанието на сигнала не дава основание същият да се приеме за правдоподобен, лицето за контакт изпраща на сигнализиращото лице съобщение, с което връща сигнала и приложенията към него, като посочват причината, поради която сигналът няма да бъде разгледан, освен ако според информацията от сигнала не се прецени същият да бъде разгледан независимо, че при първоначалната проверка не изглежда правдоподобен.

Когато сигналът съдържа очевидно неверни или заблуждаващи твърдения, той се връща на сигнализиращото лице с указание за поправка на твърденията и за отговорността, която носи за набеждаване.

При връщане на сигнал в посочените по-горе хипотези, лицето за контакт изготвя протокол, с който посочват датата на постъпване на сигнала, както и датата и основанието за неговото връщане.

6.4. Проверка на фактите

Ако сигналът е правдоподобен, и не е налице основание за неговото връщане на сигнализиращото лице, лицето за контакт, и/или разследващите лица, пристъпват към проверка на фактите, посочени в сигнала.

Целта на проверката е да се установи дали съществуват или не (евентуалните) нарушения, за които се отнася даден сигнал.

За тази цел лицето за контакт и/или разследващите лица имат право да се свържат със сигнализиращото лице и с другите лица, посочени в сигнала, както и - ако е необходимо - да проведат разговори с него и да поискат и проверят необходимите документи.

Проверките се провеждат обективно и безпристрастно, при спазване на презумпцията за невинност.

Засегнатото лице ще бъде информирано, че е обект на проверка, за правата му като засегнато лице, както и за правата му съгласно приложимото в Република България законодателство за защита на личните данни и тази Политика.

В хода на проверката, лицето за контакт и/или разследващите лица:

(a) ще изслушат засегнатото лице и/или ще приемат писмените му обяснения;

(b) ще съберат и оценят посочените от засегнатото лице доказателства;

(c) ще предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и ще му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при запазване на поверителността на самоличността и защитата на сигнализиращото лице;

(d) ще предоставят възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.

Лицето за контакт и/или разследващите лица взимат предвид всички констатации и събрани доказателства при оценката на фактите по случая и вземането на решение за последващи действия.

Лицето за контакт и/или разследващите лица могат да получат подкрепа при проверката от други лица, които са част от структурата на Дружеството или да получат външна подкрепа (напр. от адвокати, одитори, други експерти), при спазване на изискванията за поверителност и ако това изглежда подходящо и необходимо за адекватно изясняване на фактите.

В срок не по-късно от три месеца от потвърждаването за получаването на сигнала, лицето за контакт предоставят обратна информация на сигнализиращото лице за предприетите действия във връзка с получения сигнал. Информацията се предоставя независимо дали проверката е приключила или е още в ход.

6.5. Приключване на проверката

Лицето за контакт приключва проверката, когато:

(a) има достатъчно потвърждение за фактите, за да може да се направи надеждна оценка, че (евентуалното) нарушение, за което се отнася сигналът, не съществува/не е било извършено, или

(b) има достатъчно потвърждение за фактите, за да може надеждно да се прецени, че (евентуалното) нарушение, за което се отнася сигналът, съществува, или

(c) по-нататъшното изясняване на фактите с разумни средства изглежда невъзможно или неоправдано.

След приключване на проверката лицето за контакт изготвя предложение, в което посочва резултатите от проведената проверка и предлага на Дружеството:

(a) да прекрати процедурата по разглеждане на сигнала, в случаите, в които:

(i) е констатирано, че посоченото в сигнала нарушение не съществува;

(ii) по-нататъшното изясняване на фактите с разумни средства изглежда невъзможно или неоправдано;

(iii) нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия;

(iv) сигналът е за нарушение, за което вече е проведена и е приключена проверка от страна на лицето за контакт и/или разследващите лица и повторно подаденият сигнал не съдържа нова информация от съществено значение за нарушението;

(v) се установят данни за извършено престъпление, в който случай сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.

(b) да предприеме конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за да бъде извършено такова.

В случай че фактите, посочени в сигнала, бъдат потвърдени, лицето за контакт също така:

(a) организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на Дружеството. Това правомощие на лицето за контакт може да бъде изпълнено заедно с изпращане на предложението към Дружеството за предприемане на конкретни мерки и доколкото изпълняваните функции от лицето за контакт позволяват това.

(b) насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

(c) препраща сигнала до КЗЛД, при необходимост от предприемане на действия от нейна страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително.

6.6. Окончателен доклад

След приключване на проверката и получаването на предложено от лицето за контакт, Дружеството, чрез своя управител, изготвя Окончателен доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия и резултатите от проверката, както и последващите действия, които са предприети незабавно или които предстои да бъдат предприети, в т.ч. и предприетите от Дружеството конкретни последващи мерки с цел предотвратяване или преустановяване на нарушението.

Дружеството, чрез лицето за контакт, съобщава на сигнализиращото лице и на засегнатото лице окончателния резултат от проверката, при спазването на задължението за тяхната защита. Окончателният доклад не се предоставя на тези лица.

В случай конфликт на интереси, в зависимост от обстоятелствата, изготвянето на Окончателния доклад и предприемането на последващи действия се извършва от друго лице, действащо в качеството на представител на Дружеството.

Преценката за наличие на конфликт на интереси се извършва за всеки конкретен случай, като във всеки един от тези случаи лицето за контакт и лицата, отговорни за предприемането на последващи действия, строго следят за спазване на изискването за поверителност.

6.7 . Анализ и последващи действия

След приключване на проверката лицето за контакт проверяват дали сигналът или информацията, получена в хода на проверката, са разкрили недостатъци или слабости в процедурите и процесите в Дружеството и предлагат на ръководството на Дружеството съответни мерки.

Дружеството, чрез определени от него лица, осъществява изпълнението на посочените в Окончателния доклад конкретни последващи действия и мерки с цел предотвратяване или преустановяване на нарушението, както и съобразяване на получената информация с цел подобряване на процедурите и процесите в Дружеството.

6.8. Защита на данните

Ако в хода на обработване на сигналите се обработват лични данни, това се извършва съгласно разпоредбите на Закона за защита на личните данни и Общия регламент относно защитата на данните („ОРЗД“).

Правните основания за обработване на лични данни при разглеждането на сигнали са:

• Когато става въпрос за нарушения на закона, Дружеството е задължено да обработва тези данни в съответствие с чл. 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД, във връзка със Закона за защита на лицата, подаващи сигнали.

• Когато става въпрос за обработване на други сигнали, правното основание е чл. 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД: Дружеството има легитимен интерес да поддържа репутацията си и да осигури спазването на правилата и политиките си.

Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

7. РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИТЕ

Дружеството създава и утвърждава образец на Регистър на сигналите за нарушения („Регистърa“).

7.1 . Ред за водене и поддържане на Регистъра

Воденето и поддържането на Регистъра се осъществява от лицето за контакт.

Регистърът не е публичен. Регистърът се създава, поддържа и съхранява в електронна форма с контролиран достъп до него. Достъп до Регистъра има само лицето за контакт чрез индивидуални потребителско име и парола (известна само на него). Достъп до информацията в Регистъра може да бъде предоставен по изключение и на други лица, които, съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали и приетите към него подзаконови нормативни актове, са изрично оправомощени с право на достъп.

7.2 . Задължения на лицето за контакт във връзка с Регистъра

Лицето за контакт е задължено да регистрира в Регистъра всички сигнали, които са постъпили чрез вътрешния канал за подаване на сигнали и които попадат в обхвата на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали. При попълване на информацията в Регистъра лицето за контакт е длъжно да вписва коректно всички данни от постъпилия сигнал, да следи за несъответствия и липса на данни в сигнала и да предприемат необходимите действия за своевременното им отстраняване и изясняване.

Лицето за контакт предприема и спазва всички определени в т. 8 технически и организационни мерки за гарантиране поверителността и сигурността на информацията в Регистъра.

Лицето за контакт е длъжно да подава регулярно необходимата статистическа информация към Комисията за защита на личните данни по установения от нея ред.

8. СЪХРАНЯВАНЕ НА СИГНАЛИТЕ. ТЕХНИЧЕСКИ И ОРГАНИЗАЦИОННИ МЕРКИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ ПОВЕРИТЕЛНОСТТА И СИГУРНОСТТА НА ИНФОРМАЦИЯТА ОТ ПОСТЪПИЛИТЕ СИГНАЛИ

Сигналите, както и всички и всякакви документи и информация към тях, както и информацията за всички и всякакви предприети от Дружеството действия, както и информацията от Регистъра, се съхраняват на траен носител (във формата на хартиен и/или електронен носител) за срок от 5 (пет) години от датата на приключване на действията по сигнала, освен ако в закон или подзаконов нормативен акт не е посочено друго.

8.1. Сигнали и документи на хартиен носител

Всички документи и информация на хартиен носител, в т.ч. и сигналите, когато са регистрирани от лицето за контакт чрез попълване на Формуляра на сигнал на хартиен носител, се съхраняват в сградата на Дружеството на адреса на управление на Дружеството.

Дружеството предприема следните технически и организационни мерки за гарантиране поверителността и сигурността на документите и информацията на хартиен носител:

8.1.1 Сигналите и документите се съхраняват в специални заключени шкафове, достъп до които има само лицето за контакт.

8.1.2 Сигналите и документите не се изнасят извън сградата на Дружеството, освен когато е необходимо да бъдат препратени към компетентен орган или върнати на сигнализиращото лице.

8.1.3 Лицето за контакт може да създават електронни копия на сигналите и документите на хартиен носител, които се съхраняват по реда на т. 8.2. по-долу.

8.1.4 В сградата на Дружеството, в която се съхраняват сигналите и документите на хартиен носител, се осъществява денонощна физическа и/или техническа (чрез сигнално-охранителна техника и видеонаблюдение) охрана и са въведени процедури за контрол на физическия достъп.

8.2. Сигнали и документи в електронен вид

Дружеството предприема следните технически и организационни мерки за гарантиране поверителността и сигурността на подадените сигнали на електронен носител и документите към тях:

8.2.1 Непосредствен достъп до папките, в които се съхраняват електронните сигнали и документите към тях, има само лицeто за контакт и разследващите лица, чрез индивидуални потребителско име и парола (известна само на всяко от тях).

8.2.2 При необходимост лицето за контакт може да предостави ограничен временен достъп до определена папка на други лица, при спазване на условията за това в тази Политика.

8.2.3 Защитата на електронните сигнали и документи се осигурява посредством поддържане на защитни и антивирусни програми, които гарантират запазване на пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятстване достъпа на неоправомощени лица до тази информация.

8.2.4 Създават се копия и резервни копия за възстановяване на информацията.

8.2.5 Неоторизираният достъп се контролира чрез системи, които съхраняват логове с история за операциите с документите.

9. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Най-малко веднъж на три години Дружеството е длъжно да ревизира настоящата Политика, съобразявайки се с направените от лицето за контакт анализи на ефективността на процедурите.